동물병원을 운영하는 원장 K는 최근 고용노동부가 실시하는 근로조건자율개선사업의 대상사업장으로 선정됐다.
그에 따라 병원의 근로시간, 임금 등에 대한 점검을 받던 중 임금대장, 휴가관리대장이 없다는 이유로 지적을 받았다.
K 원장은 직원 노무 관련해서는 근로계약서만 잘 작성해 보관하면 되는 줄로만 알고 있었지만, 이번 점검을 통해 다양한 구비서류를 알게 됐다.
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근로기준법은 근로계약 외에도 다양한 종류의 인사서류를 작성하고 보존할 의무를 규정하고 있다.
사용자(원장)가 법에서 정한 근로조건 기준을 준수하고 있는지 확인하고, 향후 사업장(동물병원)에서 노동 관련 분쟁이 발생할 때 판단의 근거자료로 활용하기 위해서다.
근로기준법 제41조(근로자의 명부) ① 사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적어야 한다.
② 제1항에 따라 근로자 명부에 적을 사항이 변경된 경우에는 지체 없이 정정하여야 한다.
제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.
제48조(임금대장) 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다.
우선 원장은 동물병원 직원들의 ‘근로자 명부’를 작성해야 한다.
근로자명부에는 ①성명 ②성별 ③생년월일 ④주소 ⑤이력 ⑥종사하는 업무의 종류 ⑦고용 또는 고용갱신 연월일, 계약기간을 정한 경우에는 그 기간, 그 밖의 고용에 관한 사항 ⑧해고나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 연월일과 사유 ⑨그 밖에 필요한 사항 등을 기재해야 한다.
명부에 기재된 내용이 변경된 경우에는 곧바로 정정해야 한다.
명부에 포함되어야 하는 직원은 정규직 근로자뿐만 아니라 계약직, 수습, 아르바이트 등도 모두 포함된다. 단, 실제로 근무한 기간이 30일 미만인 일용근로자는 명부에 포함시키지 않아도 된다.
원장은 상기 근로자 명부 외에도 ‘근로계약에 관한 중요서류’들을 3년간 보존해야 한다.
①근로계약서, ②임금대장, ③임금의 결정∙지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류, ④고용∙해고∙퇴직에 관한 서류, ⑤승급∙감급에 관한 서류, ⑥휴가에 관한 서류, ⑦ 승인과 인가에 관한 서류, ⑧서면합의에 관한 서류, ⑨연소자의 증명에 관한 서류‘ 등이 여기에 해당된다.
이들 보관의무를 위반할 경우 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있다.
위 서류들 중에서 실무적으로 특히 유념해야 할 부분은 임금대장이다. 임금대장은 근로자에게 임금을 지급할 때마다 작성해 두어야 한다.
이를 제대로 관리하지 못하면 시간외근로수당 등 임금 관련 분쟁이 발생했을 경우 원장에게 불리한 결과를 초래할 수 있다. 사용자로서 임금을 적법하게 지급했다는 사실을 입증할 자료가 부족해지는 것이기 때문이다.
또한 ‘휴가에 관한 서류’는 근로자의 연차휴가신청서, 휴가관리대장 등을 의미한다. 근로기준법상 연차휴가 지급의무가 있는 사용자는 직원의 연차휴가 사용여부를 철저히 관리해야 한다.
간혹 퇴직한 직원이 “연차휴가를 법 기준보다 적게 사용했는데도 연차휴가미사용수당도 지급받지 못했다”며 노동부에 진정을 제기하는 경우가 있다. 이 때 연차휴가신청서 등의 자료는 직원의 연차휴가 사용여부를 입증할 수 있는 중요한 자료가 될 수 있다.
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근로기준법이 작성 및 보존의무를 부여하고 있는 서류를 매번 챙기는 것을 어쩌면 번거롭고 불필요한 작업이라 생각하실 수도 있다.
하지만 인력 관리 서류를 꼼꼼히 구비하는 일은 근로조건과 관련된 불필요한 오류를 줄이고, 분쟁발생을 사전에 예방하는 기초가 된다는 점을 유념해야 한다.
